Manual do WBSys Psi

Primeiros passos

O WBSys Psi organiza a agenda, o prontuário e o financeiro do consultório ou da clínica, e conversa com seus pacientes pelo WhatsApp e e-mail por você. Ele funciona igual no computador e no celular.

Em 10 minutos, deixe tudo pronto

1. Seu perfil (menu Meu perfil ou Profissionais): CRP, WhatsApp, valor da sessão, cor na agenda e onde e quando você atende (grade por local).
2. Locais e salas: cadastre seu consultório, salas alugadas e o local "Online". Se a sala tem custo (aluguel mensal, por turno, por hora…), informe — o financeiro cuida do resto.
3. Configurações → Financeiro: sua chave PIX, a política de faltas e quantos dias antes avisar o vencimento.
4. Configurações → WhatsApp e e-mail: use o WhatsApp do sistema (nada a configurar) ou conecte o seu número.
5. Cadastre o primeiro paciente e agende — escolha "toda semana" e a agenda se mantém sozinha.

Tela "Hoje"

É a primeira tela ao entrar. Mostra as sessões do dia com ações de um toque: ✔ Realizada, Faltou, Entrar na sala (sessões online), 📣 Avisar (manda o link da sala ao paciente) e o atalho para o WhatsApp do paciente.

Ao lado ficam as pendências: evoluções a registrar, fichas respondidas pelos pacientes, contas vencidas (com botão para lembrar o paciente pelo seu WhatsApp), contas a pagar da semana, aniversários e avisos (paciente confirmou, desmarcou, agendou pelo link…).

No celular, use a barra de baixo: Hoje · Agenda · ＋ (nova sessão) · Pacientes · Financeiro.

Agenda

No celular a agenda abre por dia (deslize para o lado para trocar o dia); no computador, por semana. Toque num horário vazio para agendar; toque numa sessão para ver e agir.

Sessão avulsa ou horário fixo

Ao agendar, escolha Repetir: toda semana / a cada 2 semanas / a cada 4 semanas. O horário fixo não tem data para acabar: o sistema mantém as próximas semanas sempre geradas. Para remarcar uma sessão, abra-a e toque em Remarcar — as outras não mudam. Para mudar o horário fixo (ou na alta), abra uma sessão futura e use Encerrar série…; depois agende o novo horário.

Situações da sessão

• Agendada → Confirmada (o paciente confirma pelo link do lembrete, ou você marca).
• Realizada ou Faltou: gera a cobrança conforme o contrato do paciente e sugere registrar a evolução.
• Desmarcou (pelo paciente) ou Cancelar (eu) — no segundo caso o paciente é avisado.
• Errou? Desfazer volta para agendada e desfaz a cobrança (se ainda não paga).

Bloquear horário (supervisão, curso, almoço) também fica na agenda e impede choques. Se marcar em cima de outra sessão, o sistema avisa antes.

Atendimento online (Meet, Zoom, Teams)

Na sessão, escolha Online e a plataforma. O link certo é escolhido nesta ordem:

1. o link que você colar na própria sessão;
2. a sala do paciente naquela plataforma (ficha do paciente → Cadastro → Atendimento online) — ideal quando vocês sempre usam a mesma sala;
3. a sua sala fixa (Meu perfil → Atendimento online);
4. no Zoom, se você conectou a API, uma reunião exclusiva é criada para cada sessão;
5. se nada disso existir, uma sala Jitsi gratuita e exclusiva (o paciente entra pelo navegador, sem instalar nada).

O link vai no lembrete. Na hora da sessão, toque em 📣 Avisar paciente e entrar: ele recebe o link pelo WhatsApp e a sala abre para você. Também é possível usar chamada de vídeo do WhatsApp — o botão abre a conversa com o paciente.

Pacientes

A lista mostra quem está em atendimento, em lista de espera, em pausa ou de alta, com a próxima sessão e se há valor em atraso. Busque por nome, telefone ou e-mail.

A ficha do paciente tem as abas: Resumo · Cadastro · Sessões · Financeiro · 🔒 Prontuário · Anamnese · Documentos.

• Nome social: é como o paciente é chamado em todas as mensagens.
• Menor de idade: preencha o responsável. Lembretes vão também a ele; cobranças e recibos vão só a ele se marcar "responsável financeiro".
• CPF: necessário para recibo, nota fiscal e Receita Saúde.
• Alta: mude a situação para Alta — o sistema oferece encerrar o horário fixo e o contrato de uma vez.

Paciente em lista de espera vira "em atendimento" automaticamente quando você agenda a primeira sessão.

Prontuário e evoluções

Só o psicólogo responsável pelo paciente vê o prontuário. A recepção e a administração da clínica não têm acesso, e cada abertura fica registrada.

Depois de marcar a sessão como realizada, registre a evolução (o sistema oferece na hora). Tipos: evolução de sessão, anotação, plano terapêutico, encaminhamento, registro de alta.

• Salvar rascunho: pode editar depois.
• Finalizar registro: o texto fica protegido e não pode mais ser alterado — correções entram como + Adendo, com data. É a boa prática exigida para registro documental.

Tudo o que você escreve é gravado criptografado: nem quem acessar o banco de dados consegue ler. Veja Segurança e sigilo.

Anamnese e ficha inicial

Na ficha do paciente → Anamnese, escolha um modelo e:

• Preencher agora — durante a entrevista (anamnese adulto, infantil com os responsáveis…);
• 📲 Enviar para o paciente responder — ele recebe um link e responde pelo celular antes da primeira sessão. Você é avisado quando ele terminar.

Ao abrir uma ficha respondida, revise, complete e conclua. Os modelos são editáveis em Modelos de anamnese: perguntas de texto, escolha única ou múltipla, sim/não, escala 0–10 e data, organizadas em seções. Mudar um modelo não altera as anamneses já feitas.

Escalas clínicas (PHQ-9, GAD-7, WHO-5)

No prontuário, abra 📈 Escalas de acompanhamento. Envie uma escala agora ou programe a reaplicação (ex.: PHQ-9 a cada 28 dias). O paciente responde pelo link; a pontuação e a faixa saem sozinhas e a evolução aparece em gráfico.

• PHQ-9 — sintomas depressivos (0–27). Se o item sobre pensamentos de se ferir for marcado, você recebe um alerta no WhatsApp e o paciente vê o contato do CVV (188) e do SAMU (192).
• GAD-7 — sintomas de ansiedade (0–21).
• WHO-5 — bem-estar (0–100; quanto maior, melhor).

São instrumentos de rastreio e acompanhamento, de domínio público — não substituem a avaliação clínica nem são testes psicológicos do SATEPSI.

Contratos, termos e documentos

Na ficha do paciente → Documentos → Emitir documento / contrato. O texto vem preenchido com os dados do paciente, do contrato financeiro e da agenda (valor, frequência, política de faltas…). Revise, complete o que estiver entre [colchetes] e emita.

• Contratos e termos (contrato terapêutico, atendimento online, autorização dos responsáveis, LGPD): toque em Emitir e enviar para aceite. O paciente lê no celular, digita nome e CPF e aceita. Ficam registrados data, hora, IP e um código de integridade do texto — vale como assinatura eletrônica.
• Sigilosos (atestado, relatório psicológico, encaminhamento): seguem a Resolução CFP 06/2019, ficam no prontuário e são criptografados.
• Declaração de comparecimento: um toque, sem expor o motivo do atendimento.

Crie seus próprios modelos em Modelos de documentos, inserindo variáveis com um toque.

Em Documentos também é possível anexar arquivos (laudos, exames, termos assinados em papel) — eles ficam criptografados no servidor.

Financeiro: cobranças automáticas

Na ficha do paciente → Financeiro, defina como cobra (o contrato). A partir daí, as cobranças nascem sozinhas:

• Por sessão (ou valor social): cada sessão realizada — e falta cobrável — gera a cobrança. Opcional: juntar as sessões do mês numa conta só.
• Mensal (ou semanal/quinzenal) com valor fixo: o sistema mantém a próxima cobrança em aberto e, a cada pagamento, gera a seguinte. O tratamento não precisa ter data para acabar — e se o paciente parar de pagar, não se acumulam cobranças.
• Pacote: N sessões pagas antes; cada sessão desconta do saldo e, ao acabar, o próximo pacote é cobrado.
• Gratuito: não gera cobrança.

Faltas: escolha cobrar sempre, só faltas e desmarcações em cima da hora (menos que X horas), ou nunca.

O paciente recebe aviso de vencimento com seu PIX e, se atrasar, um lembrete gentil. Ao Receber (dar baixa), o recibo vai sozinho para ele.

Tela Financeiro

A receber · A pagar · Extrato · Despesas fixas. Lance despesas avulsas ou parceladas, cadastre despesas que se repetem (supervisão, internet, anuidade do CRP), estorne uma baixa errada e acompanhe o saldo por conta. Aluguel de sala por uso é apurado todo dia 1º (ou no botão Apurar salas).

Clínicas: equipe, repasses e salas

Usuários: convide por e-mail. Papéis:

• Administrador — tudo, menos ler prontuário de pacientes de outros profissionais;
• Psicólogo(a) — só os próprios pacientes, agenda, prontuário e financeiro;
• Recepção — agenda de todos, cadastro e financeiro; nunca prontuário.

Em Profissionais, escolha o modelo financeiro de cada um:

• Clínica recebe e repassa X% ao profissional — a cada pagamento do paciente nasce a conta a pagar do repasse, com vencimento no dia de repasse;
• Profissional recebe direto e paga a taxa da clínica — nasce a conta a receber da taxa.

Em Relatórios: sessões, faltas, faturado, recebido e repasse por profissional, uso e custo das salas, origem dos pacientes e evolução de 6 meses.

Nota fiscal de serviço (NFS-e)

Para quem atende com CNPJ (clínica ou psicólogo PJ). Em Notas fiscais → Emitentes, cadastre o CNPJ, a inscrição municipal, o código IBGE do município, o regime e o certificado digital A1 (.pfx). Comece no ambiente de teste; quando a primeira nota sair certa, mude para Produção.

• A emitir: pagamentos recebidos ainda sem nota — selecione e emita.
• Emitir sozinho ao receber: marque no emitente e a nota sai no momento da baixa.
• O tomador é o paciente (ou o responsável financeiro) — o CPF é obrigatório. O PDF da nota vai para ele por WhatsApp/e-mail.
• Rejeitada? A mensagem da Receita aparece na lista; corrija e toque em Transmitir de novo. Cancelamento exige justificativa.

Recibos, Receita Saúde e imposto de renda

Cada pagamento recebido gera um recibo numerado (valor por extenso), enviado ao paciente.

Psicólogo pessoa física: desde 1º/01/2025, o recibo que vale para o paciente deduzir no IR é o emitido no app Receita Saúde (App Receita Federal), no momento do pagamento. Em Recibos e IR → Receita Saúde estão os pagamentos do mês ainda não lançados, com os dados prontos para copiar. Depois de lançar no app, marque como lançado. Há também a planilha do mês.

Declaração anual (IR): todos os pagamentos do ano por paciente, em um documento. Selecione os pacientes e envie a todos de uma vez (bom em fevereiro/março).

Agendamento online (seu link)

Em Agendamento online, ative sua página: /agendar/seu-nome. Ela mostra só os horários realmente livres, conforme sua grade de disponibilidade e sua agenda, com antecedência mínima e janela de dias que você define.

O paciente escolhe dia e horário, presencial ou online, e informa nome e WhatsApp. Se for novo, entra como paciente com a 1ª consulta marcada e recebe a ficha inicial automaticamente. Você recebe o aviso no WhatsApp. Coloque o link na bio do Instagram, no Google e no WhatsApp Business.

Mensagens automáticas

Edite os textos em Configurações → Textos (desmarque "ativa" para não enviar). Por sigilo, as mensagens nunca levam conteúdo clínico. Acompanhe o que saiu (e reenvie falhas) em Mensagens enviadas.

Segurança e LGPD

• Cada conta tem o próprio banco de dados.
• Prontuário, anamnese, escalas, documentos sigilosos e anexos ficam criptografados (AES-256-GCM), com a chave fora do banco.
• Só o psicólogo responsável lê o prontuário; cada acesso é registrado.
• Senhas guardadas com hash irreversível; bloqueio após tentativas erradas; HTTPS sempre.
• O app no celular não guarda dados de pacientes no aparelho.

Você é o controlador dos dados dos seus pacientes (LGPD); colha o consentimento (há termo LGPD pronto em Documentos). Detalhes e base legal em Segurança e sigilo.

Perguntas frequentes

O paciente não recebeu o lembrete. Veja em Mensagens enviadas: se deu erro, confira o WhatsApp no cadastro (com DDD) e se "Recebe avisos por WhatsApp" está marcado. Toque em Reenviar.

Marquei realizada por engano. Abra a sessão → Desfazer. A cobrança é desfeita se ainda não foi paga.

Mudou o valor da sessão. Na ficha → Financeiro, altere o contrato: o atual é encerrado e um novo começa a valer; as cobranças antigas ficam como estão.

Paciente vai viajar 1 mês. Desmarque as sessões do período (ou mude a situação para Em pausa e encerre a série; ao voltar, agende de novo).

Atendo em dois consultórios diferentes (contas diferentes). Use o mesmo e-mail nas duas: no topo aparece "trocar" para alternar entre elas.

Esqueci a senha. Na tela de login, "Esqueci a senha" — o link chega por e-mail e vale 1 hora.

Preciso de ajuda. Menu Suporte → abra um chamado (pode anexar um print). A resposta chega também por e-mail.